Följa upp
Det bästa är att skapa uppföljningsrutiner och redan vid avtalsstart bestämma hur informationsutbyte mellan leverantör och upphandlare ska ske, vilken frekvens det ska vara i rapporteringen, utse ansvariga personer m.m.
Uppföljningsarbetet kan upplevas som svårt att hinna med en fördel är om det går att samla arbetsmoment och integrera uppföljningsdelen med exempelvis fakturahanteringen, så att uppföljningen är en del av något större.
Uppföljning kan bestå av:
- Redovisningar från entreprenören i form av fakturor, kvitton, fordonsförteckningar och rapporter. Trafikverket har mallar som leverantören kan fylla i för att redovisa sin drivmedelsförbrukning i uppdraget.
- Stickprovskontroller eller regelbundna mätningar
- Uppföljningsmöten
- Tredjepartsrevision, där företagen själva anlitar ett ackrediterat revisionsföretag
Mallar för uppföljning
Trafikverket
Mall för redovisning av drivmedel
BioDriv Öst
För att underlätta uppföljningen kan en excel-mall laddas ner från BioDriv Östs hemsida. Mallen tillhandahåller automatiskt klimatberäkningar och omräkningsfaktorer för olika drivmedel. Mallen uppdateras årligen. Tänk därmed på att inför varje uppföljning ladda ned en ny mall från den här sidan på BioDriv Östs hemsida. Rapporter
Redovisa utsläpp
För att ta reda på koldioxidutsläpp från en upphandlad verksamhet kan drivmedelskalkylen på miljöfordon.se användas. Lägg in den samlade drivmedelsförbrukningen per drivmedel i kalkylen så räknas mängden koldioxidutsläpp fram.